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GUIDA: come scegliere la giusta Piattaforma e-learning per la tua azienda

Hai necessità di spostare in fretta la tua formazione classica su una piattaforma online? È un problema comune, molte organizzazioni si stanno affrettando ad adottare i giusti strumenti per gestire il training online su sistemi LMS – Learning Management System.

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Starai cercando di districarti nel complesso mondo delle piattaforme per sceglierne una che soddisfi le esigenze della tua azienda.

Diamo insieme uno sguardo a questa breve guida in cui elenco i pro e contro delle principali opzioni disponibili per qualsiasi azienda che desideri implementare un nuovo sistema online per la gestione del training.

Una piattaforma e-learning, o anche Learning Management System (LMS), raccoglie e archivia tutti i contenuti essenziali in un unico luogo e tiene traccia delle prestazioni raggiunte da ogni dipendente, in modo che i dati raccolti aiutino gli HR Training manager a definire e mettere a punto i loro progetti formativi, le iniziative di engagement e, in definitiva, migliorare le performance di dipendenti, team, organizzazioni in generale.

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Un Learning Management System non è uno strumento complesso da gestire; rappresenta, invece, un vantaggio competitivo per ogni organizzazione, al fine di stare al passo con il repentino mutamento che questo 2020 ci ha portato, in ogni ambito.

Risulta fondamentale la possibilità fornire gli strumenti di apprendimento adeguati ai dipendenti, in modo da raggiungere gli obiettivi formativi e di budget.

Per capire la portata e l’importanza dello strumento per ogni azienda, basti pensare che la dimensione del mercato mondiale LMS raggiungerà i 22,4 miliardi di dollari entro il 2023 [fonte: elearning Industry, 2020]. Inoltre, entro il 2021, il 98% delle piccole imprese prevede di sfruttare le potenzialità di un LMS per soddisfare in modo efficiente le proprie esigenze di gestione del training. Sulla base di questi numeri, si può affermare con certezza che la piattaforma e-learning è diventata un asset strategico, con cui ogni azienda può facilmente constatare i vantaggi, evidenti e immediati, dell’investimento in LMS.

Tuttavia, la scelta della piattaforma LMS più idonea alla propria organizzazione, non è questione da poco. Bisognerà scegliere la soluzione più adatta all’organizzazione e alle sue esigenze che offra vantaggi a lungo termine.

Scegliere il giusto LMS

L’approccio ad una strategia innovativa nella gestione del training online deve considerare in primo luogo la scelta della “Piattaforma”, come la chiamiamo in Italia, il Learning Management System (LMS). In questa scelta abbiamo ampie opzioni disponibili.

Evidentemente, ogni organizzazione ha le proprie esigenze specifiche, che includono il numero di utenti, i tempi per l’implementazione e il budget a disposizione. La combinazione di questi fattori, insieme ad altri, determina in modo preciso l’approccio più adatto alle esigenze dell’azienda.

In questa guida esploriamo insieme i pro e i contro di 2 differenti scelte macro e analizziamo le tipologie di aziende che hanno più probabilità di trarne vantaggio.

Le 2 principali macro-opzioni per la scelta di un LMS sono:

  1. Sviluppare il proprio LMS ad hoc
  2. Acquistare una soluzione “pronta all’uso”

Scegliamo insieme la giusta via da percorrere.

LMS
1. Sviluppare il proprio LMS ad hoc

Se cerchiamo un LMS completamente personalizzato per soddisfare le esigenze di apprendimento uniche nella nostra organizzazione, la risposta più ovvia potrebbe essere quella di realizzarne uno specifico e proprietario. Tuttavia, prima di scegliere di intraprendere un progetto di sviluppo software su larga scala, è importante comprendere sia i vantaggi che gli svantaggi.

Pro:

1. Non sarà necessario scendere a compromessi sulle funzionalità di cui l’azienda ha bisogno.

2. Si potrà definire un’esperienza di apprendimento completamente personalizzata.

3. Non si dovranno sostenere costi aggiuntivi per strumenti inseriti in piattaforma ma inutilizzati perché poco consoni alle necessità dell’azienda.

4. Si ottiene il pieno controllo sui futuri upgrade o aggiornamenti.

5. Non si dovrà sottostare a logiche limitanti relative a software di proprietà di terzi (fornitori).

Contro:

1. Sarà necessario un cospicuo impegno sul budget.

2. Potrebbe essere necessario investire migliaia di ore di lavoro e formazione per lo sviluppo ad hoc.

3. Ci sarà sempre bisogno di supporto per la soluzione di problemi specifici sul software o per l’aggiunta di nuovi strumenti e tecnologie.

4. Bisognerà aggiornare e migliorare costantemente il software, in caso contrario avremo uno strumento inservibile già dopo pochi mesi.

5. Sarà necessario formare il proprio team di gestione LMS o assumere personale che si occupi di questa esigenza specifica.

Quindi, anche se questa scelta porta ad ottenere un LMS adattato alle esigenze organizzative dell’azienda, è probabile che questa scelta richieda un grande investimento in tempo e denaro.

Quanto costa

Per riuscire a stimare il costo effettivo di un LMS sviluppato ad hoc, bisogna porsi alcune domande, come, per esempio:

1. Quanti utenti sono previsti nell’immediato e per il futuro (a regime)?

2. L’azienda possiede l’infrastruttura Hardware per gestire il Database, il Software e tutti gli oggetti SCORM che andranno a popolare i corsi (parliamo di Gigabyte di Hard Disk e di memoria, nonché computer altamente performanti)?

3. Se sì, il team IT aziendale, ha la possibilità, le persone e il tempo di gestire sviluppo, installazione, aggiornamento, disaster recovery, utenti, iscrizioni, definizione dei corsi, attivazione e disattivazione dei profili, ecc.?

4. Quali tipi di formazione intende offrire la tua azienda, e a quali gruppi?

5. L’azienda possiede sviluppatori software interni con comprovata esperienza nella creazione di piattaforme di e-learning?

6. Come verranno condotti i test degli utenti e il feedback utilizzato per modellare lo sviluppo del sistema?

Trovare le risposte a queste domande, inoltre, significa avere un project manager esperto interno, preferibilmente con esperienza nella gestione di progetti di sviluppo software su larga scala. L’organizzazione e l’esperienza sono fondamentali perché i progetti software hanno l’abitudine di lanciare sfide indesiderate.

 
 
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Può essere la giusta soluzione per la tua azienda se:

1.Disponi di un adeguato budget da investire.

2. Non hai fretta di partire con il proprio LMS.

3. È necessario coprire esigenze di formazione complesse e specifiche che non è possibile ottenere utilizzando altri sistemi.

4. Miri alla piena indipendenza e proprietà sulla piattaforma.

5. Non hai necessità di cambiare i fabbisogni formativi nel tempo.

6. Sarà possibile continuare a reinvestire in aggiornamenti e miglioramenti.

2. Acquistare una soluzione “pronta all’uso”

Si potrebbe, invece, scegliere un approccio verso un LMS che richieda un budget più accessibile ma che offra una soluzione tecnica all’avanguardia, sempre aggiornata. Con un LMS “pronto all’uso”, sarebbe possibile rendere operativo il programma di Training Online in un tempo più breve, utilizzando solo una parte delle risorse richieste dalla soluzione precedente.

Pro:

1. Costo notevolmente inferiore rispetto alla soluzione precedente.

2. Implementazione più rapida, perché il sistema è già sviluppato e pronto per l’uso.

3. Aggiornamenti di sicurezza, miglioramenti e supporto tecnico compresi nel prezzo.

4. Ci si può avvalere dell’esperienza di una comunità di altri utenti.

5. Non è difficile reperire soluzioni LMS su misura per determinati settori di mercato.

Contro:

1. Possibile discrasia tra le funzionalità offerte e quelle necessarie all’azienda.

2. Nel costo saranno compresi strumenti che non servono o che verranno utilizzati raramente.

3. Lo sviluppatore/fornitore della piattaforma decide le modifiche da apportare alla struttura, a seconda delle necessità del mercato; l’azienda dovrà adeguarsi.

4. Potrebbero esserci delle limitazioni alla personalizzazione.

5. I costi aumentano proporzionalmente all’aumento degli utenti in piattaforma.

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Quanto costa

Il mercato degli LMS offre una vasta gamma di prezzi e pacchetti diversi e non è facile capire se è possibile raggiungere un buon rapporto qualità-prezzo. Ogni fornitore di LMS ha la propria offerta, ce ne sono davvero tantissime con differenti modelli di prezzo (e alcuni fornitori ne utilizzano più di uno).

I modelli di prezzo più comuni

Licenza perpetua: costo iniziale una tantum (da 1.000 a 30.000 euro, e oltre)

Pay-per-user: tariffa fissa ad utente in piattaforma (di solito da 1 a 15 euro a persona al mese, con tariffe inferiori e scalabili per le aziende con molti dipendenti)

Noleggio o abbonamento: canone di licenza fisso che ti dà accesso per un periodo di tempo, mensile o annuale (da 150 a 500 euro al mese)

Pay-per-course: costo ad utente a corso.

Vista l’estrema differenza tra i prezzi e le soluzioni, è conveniente fare un’analisi molto dettagliata e in profondità con i fornitori, che siano trasparenti sui prezzi, e che elenchino in modo chiaro costi, servizi e limitazioni intrinseche.

La soluzione pronta all’uso è sicuramente molto più economica rispetto alla precedente, il costo può variare molto in relazione alla soluzione scelta.

Può essere la giusta soluzione per la tua azienda se:

1. Il programma di formazione è relativamente standard o mainstream su una grande popolazione.

2. Non è richiesta una pesantissima personalizzazione della piattaforma, chiaramente in tutte le piattaforme di questo tipo è possibile personalizzare template, grafica e funzionalità principali sulla base del BRAND.

3. Si riesce a trovare un fornitore con esperienza in soluzioni adatte al proprio settore ed esigenze specifiche.

Se le esigenze dell’azienda non sono complesse e si riesce a trovare una soluzione e-learning realizzata appositamente per il proprio settore, l’acquisto di un LMS “pronto all’uso” potrebbe essere la soluzione migliore.

Sia che lo progetti ex novo o lo acquisti “pronto all’uso”, qualsiasi LMS avrà bisogno di più di un semplice processo di start-up per il suo lancio e per poter rimanere in auge negli anni. La strategia è quella di mettere in campo un progetto a lungo termine, considerando le forze in campo che possano garantirne la manutenzione, lo sviluppo, l’adattamento alle necessità aziendali.

 
 

Il mio consiglio

Il mio consiglio è quello di iniziare con una soluzione “in vitro”, una specie di esperimento aziendale, in cui abbiamo tutti gli elementi per provare un LMS con un panel di utenti per un determinato lasso di tempo, in modo da comprendere se e come l’e-learning può funzionare in azienda. Una soluzione che abbia costi contenuti, permetta l’utilizzo su un panel di utenti rilevante, permetta l’uso di tutte le funzionalità di una piattaforma con tecnologia avanzata e riesca ad essere scalabile sul numero di utenti e corsi da inserire.

Dopo la sperimentazione “in vitro”, bisognerà condurre un’analisi dettagliata che dia la possibilità di prendere una decisione più concreta sulla soluzione migliore da adottare, con maggiore contezza su quello che è il bilancio tra effort da mettere in campo, budget e performance richieste.

In ogni caso, una bella e prolissa chiacchierata con un esperto evita il rischio di un salto nel buio senza contezza sul futuro impiego della tecnologia adottata… ma questo vale per ogni tecnologia e per ogni grado di innovazione

Alla prossima e buon lavoro a tutti noi!

Agostino

 

Agostino Marengo è Co-Founder di Osel (osel.it), Docente Universitario e Ingegnere meccanico. Agostino è attivo nel settore dell’online learning dal 1997, quando ha fondato il suo gruppo di studio chiamato OSEL: Open Source e-learning. Nel 2009 ha fondato la sua start-up, Osel, come Spin-off company dell’Università degli Studi di Bari. Da allora Osel supporta le maggiori aziende nazionali ed internazionali, offrendo prodotti e servizi e-learning ad elevata qualità.
Maggiori informazioni su https://www.agostinomarengo.com/agostino-marengo/

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